Lukas G.Hinweis: Der folgende Artikel hilft Ihnen dabei: Wie man Agenturprozesse für Wachstum und Erfolg aufbaut
Sobald Sie eine Agentur mit vier bis fünf Kunden haben, wird es ernst. Sie erkennen, dass jeder Kunde unterschiedliche Bedürfnisse hat, die Sie belasten können. Und natürlich wird es mit der Gewinnung weiterer Kunden immer spannender.
Infolgedessen kann es zu Hindernissen, verspäteten Lieferungen, längeren Arbeitszeiten, einer unzufriedenen Belegschaft usw. kommen. Aber die Einrichtung von Agenturprozessen von Anfang an kann dafür sorgen, dass die Dinge für Sie effizient und überschaubar bleiben.
Mit einigen soliden Agentursystemen können Sie bessere Leistungen erbringen, die Ressourcen effizient nutzen und sogar mehr Gewinn erzielen.
Dieser Artikel wird Ihnen dabei helfen, dorthin zu gelangen.
Im Folgenden erfahren Sie, wie Sie Agenturprozesse aufbauen, die Ergebnisse und letztendlich bessere Gewinne liefern!
Was sind Agenturprozesse?
Agenturprozesse sind Managementsysteme mit einem Anfang und einem Endpunkt.
Sie werden zur Durchführung Ihrer Abläufe auf allen Ebenen eingesetzt, einschließlich Planung, Ausführung, Abschluss und Nachverfolgung. Dies hilft bei der Ausführung Ihres einzigartigen Workflows, um Ihre Ziele zu erreichen und gleichzeitig zu wachsen.
Michael Gerber, der Autor des berühmten Buches „The E-Myth Revisited“, schreibt Folgendes über Prozesse:
Neben den Methoden haben wir auch Expertenmeinungen erfolgreicher Agenturinhaber einbezogen, die ihr Unternehmen durch den Aufbau, die Dokumentation und die Optimierung von Prozessen in ihren Agenturen auf die nächste Stufe gebracht haben.
Lernen Sie von ihren Beispielen und beginnen Sie noch heute ernsthaft mit der Systematisierung Ihrer Arbeitsabläufe.
So bauen Sie Ihre Agenturprozesse auf
Die folgenden Schritte können Ihnen dabei helfen, praktikable Agenturprozesse aufzubauen:
1. Prozesspriorisierung
Beginnen Sie damit, alles aufzulisten, was Sie in Ihrer Agentur tun. Wandeln Sie in den Fußstapfen eines potenziellen Kunden und zeichnen Sie dessen Reise der von Ihrem Team durchgeführten Interaktionen und Aktionen auf.
Es enthält eine Liste der vollständigen Ergebnisse, einschließlich der Projektmeilensteine, Herausforderungen bei der Interaktion mit Stakeholdern usw. Holen Sie sich einfach alles Mögliche, was Sie erstellt und geliefert haben. Legen Sie außerdem ein Zeitfenster fest.
Schauen Sie sich die Arbeit der letzten sechs Monate an, rufen Sie die von Ihnen unterzeichneten Verträge auf und erstellen Sie die Liste.
Gehen Sie dann diese Liste durch und messen Sie drei Kategorien in jedem Prozess auf einer Skala von eins bis fünf.
- Wie oft durchlaufen Sie diesen Prozess als Team und wie gut verstehen Sie seine Schritte?
- Wie komplex ist dieser Prozess und wie viele externe Systeme müssen daran angeschlossen werden?
- Wie schmerzhaft ist dieser Prozess derzeit für Sie?
Sobald Sie mit Ihrer Liste fertig sind, setzen Sie Prioritäten (auf einer Skala von 1 bis 5). Es zeigt Ihnen Ihre schmerzhaftesten Prozesse und diejenigen, die entwickelt werden müssen, da Sie sie häufig verwenden und nicht jedes Mal Zeit und Ressourcen verschwenden möchten.
Alex Contes, Mitbegründer und SaaS-Experte von *ReviewGrower* äußerte seine Ansichten als
Bowart Wolfe, E-Commerce-Store-Manager und CEO:
2. Setzen Sie sich Ziele
Ziele sind für die Strukturierung Ihrer Prozesse unerlässlich.
Neben der Festlegung größerer Ziele, wie z. B. der zu erbringenden Leistungen und der Erfüllung der Kundenbedürfnisse, sollten Sie auch Benchmarks und Meilensteine festlegen, anhand derer Sie Ihre Fortschritte auf dem Weg bewerten.
Viele Organisationen nutzen die SMART-Methode, um umsetzbare, termingesteuerte Meilensteine festzulegen. Diese Struktur wird im Folgenden kurz beschrieben:
Spezifisch: Stellen Sie sicher, dass jedes Ziel eng und begrenzt ist. Denken Sie an „einsparen Sie monatliche Gemeinkosten“ und nicht an „mehr Umsatz generieren“.
Messbar: Wie beurteilen Sie, ob Sie Fortschritte machen? Es wäre hilfreich, wenn Sie spezifische Agenturkennzahlen hätten, um Ihren Erfolg sicherzustellen.
Erreichbar: Ziele sollten einigermaßen erreichbar sein und keine unrealistischen Ziele setzen. Sie sollten immer unter Berücksichtigung Ihrer früheren Position ausgewählt werden.
Relevant: Das Ziel muss mit den langfristigen Zielen der Agentur übereinstimmen. Wenn eine Agentur beispielsweise in den sozialen Medien wachsen möchte, sollte sie über Aktivitäten zur Steigerung der Followerzahl nachdenken.
Zeitbasiert: Das Ziel gilt nur dann als SMART, wenn es zeitgebunden ist, z. B. das Erreichen von 3x Followern in 6 Monaten.
Jaden Oh, Director of Search bei *TRAFFV*, erklärt:
Verkaufen Sie Hosting weiter, um Ihren wiederkehrenden Umsatz und Gewinn zu maximieren
Mit DreamHost können Sie Ihren Kunden erstklassiges Managed Hosting zu einem Preis Ihrer Wahl verkaufen.
3. Halten Sie Ihren Tech-Stack bereit
Bei der Einrichtung Ihrer Agenturprozesse müssen Sie auf zeitsparende Tools zurückgreifen.
Ihr Team muss sich durch die gängigsten Funktionen navigieren, von der Generierung von Leads über den Abschluss von Kunden, die Rechnungsstellung und die Unterrichtung über das Projekt bis hin zum Übergang zur eigentlichen Arbeit und den zu erbringenden Leistungen.
Puh!
Das sind viele Prozesse. Aber sobald Ihr Tech-Stack über die richtigen Tools und Software verfügt, können Sie Ihre Prozesse besser aufbauen und optimieren.
Für einige der Agenturfunktionen verwendete Tools sind:
- Projektmanagement: Monday.com, Trello, Airtable, Teamwork
- Kommunikation: Slack, Google Chat und Microsoft Teams
- Teilen von Dokumenten und Materialien: Google Drive, OneDrive, Dropbox und WeTransfer
- Treffen: Calendly, Zoom, CalendarHero, Google meet
- Kundenverwaltung: Proofhub, Hubspot
- Abrechnungssoftware: Freshbooks, Xero, Wave, Quickbooks
Jerry Han, CMO bei PrizeRebel, spricht über Tools, die ihnen helfen:
4. Legen Sie die Teamstruktur fest
Nachdem der Agenturprozess nun dargelegt ist, ist es an der Zeit, Folgendes festzulegen:
Wer macht was und in welchem Umfang? Welche Rollen und Verantwortlichkeiten hat Ihr Team? Einzelpersonen haben bereits Titel wie Kreativdirektor, Projektmanager, Texter, Marketingmanager usw.
Wie ein Projekt strukturiert ist, bestimmt die Notwendigkeit, das Kernteam zu identifizieren, das durchgehend beteiligt sein soll.
Außerdem sollte es eine klare Richtung für die Berichterstattung über Beziehungen geben. Es ist wichtig, Ihr Team in die Prozesserstellung einzubeziehen, denn je mehr es eingebunden ist, desto mehr Verantwortung hat es über die Prozesse.
Hier können Sie Ihrem Team wirklich die Aufgabe übertragen, Ihre Agenturprozesse aufzubauen und aufrechtzuerhalten, ohne in jeden Teil davon involviert zu sein.
Erhalten Sie Beispiele für hochkonvertierende Kundenvorschläge
Vermeiden Sie die mühsame Erstellung von Vorlagen und Prozessdokumenten für Ihre Agentur mit unserer nützlichen Vorlagensammlung, die Ihnen dabei helfen soll, Kernprozesse Ihrer Agentur zu rationalisieren und besser zu verwalten. Sie können eine oder alle Vorlagen kostenlos in Form unseres Agentur-Ressourcenpakets herunterladen.
Dokumentieren Sie Ihre Prozesse
Wenn ein Prozess ohne ordnungsgemäße Dokumentation eingeführt wird, besteht das Risiko einer mangelhaften Implementierung, Wirksamkeit und Messung.
Was ist zu dokumentieren?
Es ist wichtig, die Prozesse zu dokumentieren, die Sie dabei aufbauen. Sie sollten dokumentieren
- Eine Beschreibung jedes Schritts in Ihrem Workflow
- Die Reihenfolge, in der diese Schritte ausgeführt werden sollten
- Die Tools und Ressourcen, die Sie für jeden Schritt benötigen
- Wer ist für jede Aufgabe verantwortlich?
- Wann Aufgaben abgeschlossen sein sollen
Schreiben Sie alle Ein- und Ausgänge. Dies wird Ihnen helfen, Ihre Prozesse zu verfeinern, sodass Sie sie wiederverwenden und verbessern können.
Wie dokumentiere ich?
Was Sie beachten sollten, um das passende Format für die Dokumentation der Prozesse Ihrer Agentur zu finden. Stellen Sie diese Fragen, bevor Sie mit dem Schreiben beginnen:
- Wie detailliert sollte Ihr Dokument sein?
- Welches Format bevorzugen Ihre Teammitglieder?
- Wer wird den Prozess verbessern?
- Wer wird an der Erstellung der Dokumentation beteiligt sein?
Sie können Prozesse für Folgendes dokumentieren:
- So erstellen Sie Ihre E-Mail-Kampagne
- Wie Sie in sozialen Medien posten
- So übergeben Sie Leistungen
- So gewinnen Sie neue Kunden
- So stellen Sie Ihren Kunden Rechnungen aus
- Jegliche Software oder Tools, die Sie verwenden (in den meisten Fällen können Sie von Ihrem Prozess aus einen Link zu den Willkommensvideos oder Supportinhalten für das entsprechende Tool erstellen)
Format des Dokuments
Sie können auf viele verschiedene Arten dokumentieren, z. B.:
- Visuelle Dokumentation – Erstellen von Diagrammen und Grafiken, die den Ablauf eines Prozesses darstellen.
- Screenshots – Machen Sie Screenshots von Software, die die Funktionalität und den Zweck jeder Funktion veranschaulichen.
- Bildschirmaufnahme -Screen-Recording ist die beste Methode, um jeden komplexen Web-Build-Prozess zu dokumentieren
- Skizzieren/Zeichnen – Zeichnen von Skizzen eines Prozesses mit begleitenden Beschreibungen.
- Text-/Word-Dokumente – Den Prozess mit begleitenden Beschreibungen aufschreiben
Nach der Dokumentation
Sie können eine monatliche oder vierteljährliche Überprüfung der Verantwortlichkeit Ihres Teams durchführen, um zu sehen, ob es den Prozess befolgt.
Das Dokumentieren ist kein erledigter Ansatz; Sie müssen es ständig mit Änderungen in Ihrem Workflow und neuen Tools aktualisieren, die in Ihren Tech-Stack aufgenommen werden.
Grundsätzlich gilt: Was auch immer Sie tun, um Ihrem Unternehmen einen Mehrwert zu verleihen – dokumentieren Sie es! Wenn Sie also krank werden, könnte jemand leicht die Leitung übernehmen. Wenn Sie Mitarbeiter haben, bitten Sie diese, ihre Prozesse ebenfalls zu dokumentieren und aufrechtzuerhalten.
Abdullah Ali, der Mitbegründer von Coding Pixel, teilte seine Gedanken zur Dokumentation von Prozessen wie folgt mit:
YigitKonur, Gründer der Digitalagentur Wope,
Sehen Sie sich hier Lee Mathew Jackson an, wie er den „Document as you go“-Ansatz erklärt.
Prozesse überprüfen und optimieren:
Sobald Sie Kernprozesse in Ihrem Unternehmen etabliert haben, ist es wichtig, die von Ihnen eingerichteten Verfahren zu überprüfen – und dies auch weiterhin zu tun. Denn was einmal funktioniert hat, wird nicht für immer funktionieren. Deshalb müssen Sie sicherstellen, dass Ihre Verfahren relevant und notwendig bleiben. Achten Sie auch auf doppelte oder überflüssige Anstrengungen, um die Effizienz zu maximieren.
James De Roche, der Besitzer von Lead Comet, erklärt:
EdwardSolicito, CEO, To The Top Agency, spricht über die Optimierung der Prozesse in ihrer Agentur wie folgt:
Matthew C. Egan, Chief Content Officer von Image Freedom, spricht über Prozesse wie:
Die meisten Agenturinhaber glauben, dass nicht optimierte SOPs die größte Wachstumsherausforderung darstellen. Daher müssen Sie während der Überprüfung die von Ihnen erstellten Prozesse kontinuierlich optimieren, damit sie reibungslos funktionieren.
Nehmen Sie an unserem Agenturpartnerschaftsprogramm teil, um Ihr Agenturwachstum voranzutreiben
Möchten Sie Ihre Agenturprozesse optimieren und wissen, welche Tools und Plattformen das Wachstum Ihrer Agentur steigern können? Nehmen Sie für all das an unserem Agenturpartnerschaftsprogramm teil und profitieren Sie von Rabatten, Co-Marketing-Möglichkeiten und mehr!
Zusammenfassung:
Der Aufbau von Agenturprozessen kann Ihre Arbeit effizient und sicher machen. Aber man kann nicht alles auf einmal herausfinden.
Und das ist in Ordnung. Die Reise geht immer weiter. Aber ein grundlegender Prozess für den Betrieb wird für die Agentur sehr hilfreich sein.
Und natürlich werden sich diese Arbeitsmodelle mit zunehmendem Wachstum ändern. Es wird so viel hinzuzufügen und zu subtrahieren geben. Denken Sie also nicht, dass es etwas ist, was man einmal erledigt, und dann ist es für immer erledigt.
Lassen Sie mich in den Kommentaren wissen, welche Prozesse Ihr Unternehmen gut beherrscht. Welche Prozesse müssen Sie am meisten verbessern?
