Time Blocking 101 Ihr Leitfaden für den Einstieg

Hinweis: Der folgende Artikel hilft Ihnen dabei: Time Blocking 101 Ihr Leitfaden für den Einstieg


Time Blocking 101 Ihr Leitfaden für den Einstieg

Zeitblockierung 101 Ein Überblick über die Ausgangspunkte Um in weniger Arbeitsstunden mehr zu erreichen, wenden Menschen wie Elon Musk, Bill Gates und Cal Newport alle die Zeitmanagementstrategie an, die als „Zeitblockierung“ bekannt ist.

Hier finden Sie einige Details dazu, welche Vorteile es für Sie haben kann und wie Sie es sofort nutzen können.

Time Blocking 101 Ihr Leitfaden für den Einstieg

In diesem Artikel erfahren Sie mehr über Time Blocking 101. Ihr Leitfaden für den Einstieg. Nachfolgend finden Sie die Details.

Zeitblockierung ist eine Zeitkontrollstrategie, die einige der produktivsten Menschen der Welt anwenden, um in kürzerer Zeit mehr zu erreichen. In diesem Artikel erhalten Sie eine klare Erklärung zum Thema Zeitblockierung, einschließlich dessen, was es ist, welche Vorteile es für Sie haben kann und wie Sie es sofort einsetzen können.

Was ist Zeitblockierung?

Zeitblockierung ist im Kern unglaublich einfach. Es gibt drei Phasen:

Legen Sie im Voraus fest, worauf Sie sich konzentrieren und wann Sie wichtige Aufgaben erledigen möchten.

Planen Sie für jeden Job in Ihrem Kalender eine bestimmte Zeit ein.

Laut Jory MacKay, Redakteur der RescueTime-Site, beschreibt eine typische To-Do-Liste Ihre Aufgaben. „Die Zeitblockierung zeigt an, wann Sie es abschließen werden.“

Zeitblockierungen können hilfreich sein, wenn Sie häufig Ihre wichtigsten Aufgaben aufschieben, zu viel Zeit mit unwichtigen Aufgaben verschwenden und nicht wissen, woran Sie als Nächstes arbeiten sollen. Sehen wir uns die Zeitblockierung genauer an.

Das ist der Vorteil der Zeitblockierung

Die drei Hauptvorteile der Zeitblockierung bestehen darin, dass Sie sich auf die wichtigsten Aufgaben konzentrieren können, die Zeit, die Sie benötigen, um zu entscheiden, welche Aufgaben wann erledigt werden sollen, verkürzt wird und dass der Aufgabenwechsel für eine bessere Konzentration reduziert wird.

1. Priorisieren Sie Aufgaben

Der erste und möglicherweise größte Vorteil der Zeitblockierung besteht darin, dass sie die Wahrscheinlichkeit erhöht, dass Sie Ihre wichtigsten Aufgaben erledigen. Die Auswahl eines Projekts, auf das man sich konzentrieren möchte, ist der erste Schritt beim Zeitblockieren. Daher müssen Sie entscheiden, welche Aufgaben sofort erledigt werden müssen und welche warten können. Wenn Sie vor Beginn eine Entscheidung darüber treffen, woran Sie arbeiten möchten, können Sie vermeiden, Zeit mit unwichtigen Aufgaben zu verschwenden. Am Ende des Tages werden Sie sich wahrscheinlich erfolgreicher fühlen und Ihre größeren Ziele wahrscheinlich schneller erreichen.

2. Treffen Sie weniger Entscheidungen

Wenn ein Auftrag abgeschlossen ist, kann es frustrierend sein, sofort entscheiden zu müssen, woran als nächstes gearbeitet werden soll. Es ist auch irritierend, entscheiden zu müssen, wie lange man an einem Job weiterarbeiten möchte. Darüber hinaus wächst die Arbeit oft, um die verfügbare Zeit auszufüllen. Bei der Zeitblockierung müssen Sie einmal entscheiden, woran Sie in dieser Woche arbeiten möchten (mit Aktualisierungen bei Bedarf zwischendurch) und dann mit der Aufgabe beginnen, die sich in Ihrem Kalender befindet. Sie können den Perfektionismus überwinden und mehr erreichen, indem Sie Kalenderereignisse mit Start- und Stoppzeiten für jeden Auftrag planen und dabei eine Produktivitätsmethode namens Timeboxing verwenden. Weniger Jobwechsel, Ermüdung durch Entscheidungen und zu viel Zeitaufwand für unwichtige Aktivitäten steigerten die Leistung

3. Bleiben Sie konzentriert

Nachdem Sie mit der Arbeit an einer Aufgabe begonnen haben, dauert es etwa 20 Minuten, bis Sie sich vollständig darauf konzentrieren können, da ein Teil Ihres Gehirns zunächst noch über Ihren vorherigen Job nachdenkt. Dieser Effekt wird von Forschern als „Aufmerksamkeitsrückstand“ bezeichnet. Sie können sich also nie richtig konzentrieren, wenn Sie alle 15 Minuten die Aktivität wechseln. Beim Zeitblockieren geht es darum, sich während des dafür vorgesehenen Zeitblocks nur auf die jeweilige Aufgabe zu konzentrieren. Es ist ein Mittel, um sicherzustellen, dass Sie über die längeren Zeitblöcke verfügen, die Sie für die Tiefenarbeit benötigen. Wenn Sie Ihrem Kalender Aufgaben hinzufügen, werden Sie auch mit der Endlichkeit der Zeit konfrontiert. Da es sich bei jedem Block um ein Nullsummenspiel handelt, ist es einfacher, Verpflichtungen mit geringerem Wert abzulehnen. Darüber hinaus hält die Planung Ihrer Aufgaben nach Ihrem Zeitplan Ihre Kollegen davon ab, kurzfristige Besprechungen oder andere Unterbrechungen während Ihrer Fokuszeit anzufordern.

Lesen:  10 Möglichkeiten, neue Kunden für Ihren E-Commerce-Shop zu gewinnen

So blockieren Sie Ihren Kalender

Die Phasen sind unten aufgeführt, aber unsere Community-Leiterin Anna hat ein Video-Tutorial, das Ihnen zeigt, wie Sie Ihren Kalender zeitlich blockieren:

Hier erfahren Sie, wie Sie in nur drei Schritten mit der Zeitblockierung Ihres Kalenders beginnen, um die Konzentration und Produktivität zu steigern.

Profi-Tipp: Wenn Sie Asana verwenden, macht die Clockwise + Asana-Integration die Zeitblockierung in Ihrem Zeitplan noch einfacher.

1. Erstellen Sie Ihre To-Do-Liste

Wenn ein Auftrag einen festgelegten Ort, ein bestimmtes Datum und eine festgelegte Uhrzeit hat, ist es wahrscheinlicher, dass die Leute ihn beenden.

Entscheiden Sie, was in der nächsten Woche erledigt werden muss, bevor Sie mit der Zeitblockierung beginnen.

Profi-Tipp: Schauen Sie sich die 5 unglaublichen kostenlosen Wunderlist-Alternativen an, wenn Sie noch eine Papier-To-Do-Liste verwenden oder ein neues Aufgabenverwaltungstool benötigen.

Versuchen Sie, gründlich zu sein, aber Sie müssen nicht jeden potenziellen Auftrag berücksichtigen. Es ist in Ordnung, wenn während der Arbeitswoche eine dringende Angelegenheit auftritt. Seien Sie darauf vorbereitet, Ihre Zeitlimits jeden Tag ändern zu müssen, wenn sich etwas ergibt. Aber erstellen Sie zunächst eine Zusammenfassung Ihrer wichtigsten Prioritäten für die kommende Woche.

Geben Sie diesem Plan als Nächstes Priorität. Ihre Aufgaben können auf verschiedene Weise priorisiert werden. Sie könnten zum Beispiel diesen Frosch verzehren oder die Eisenhower-Methode anwenden. Werfen Sie auch einen Blick auf Ihre Jahresziele und überlegen Sie, was Sie in der nächsten Woche tun können, um Ihre Erfolgschancen zu verbessern.

2. Schätzen Sie, wie viel Zeit Sie für die Erledigung der einzelnen Aufgaben benötigen

Sie verfügen derzeit über eine Liste von Jobs mit Prioritäten. Der nächste Schritt besteht darin, abzuschätzen, wie viel Zeit für die Erledigung jeder Aufgabe benötigt wird. Wenn die Erledigung einer Aufgabe mehr als eine Sitzung in Anspruch nimmt, sollten Sie überlegen, sie in kleinere Aufgaben aufzuteilen und zu berechnen, wie viel Zeit jede einzelne Aufgabe in Anspruch nehmen wird.

Ein Tipp: Zu Beginn sollten Sie alle Ihre Prognosen verdoppeln. Die Mehrheit der Menschen überschätzt häufig, wie lange Aktivitäten dauern werden. Dies ist in der Psychologie als Planungsirrtum bekannt. Wenn Sie weiterhin Zeit blockieren, verbessern sich Ihre Einschätzungsfähigkeiten. Mittlerweile macht es viel mehr Spaß, eine Arbeit früher zu beenden und mit der nächsten fortzufahren, als immer wieder alles aufschieben zu müssen.

Nehmen wir das Schreiben eines zehnseitigen Berichts als Beispiel dafür, wie man einen großen Auftrag aufschlüsselt. Nehmen wir an, Sie gehen davon aus, dass Sie fünf Stunden brauchen werden, um fertig zu werden. Verdoppeln Sie zuerst diese Zahl. Nun ist es wahrscheinlich, dass Sie nicht zehn Stunden lang ununterbrochen arbeiten werden. (Wenn ja, möchte ich Ihr Geheimnis erfahren.) Hier gibt es zwei Ansätze. Meiner Ansicht und Erfahrung nach besteht die beste Vorgehensweise darin, Ihre große Aufgabe (einen zehnseitigen Bericht schreiben) in kleinere Aufgaben aufzuteilen. (Recherche, Gliederung schreiben, Abschnitt 1 schreiben usw.). Die zweite Möglichkeit besteht darin, die größere Aufgabe einfach in fünf Sitzungen zu je zwei Stunden aufzuteilen und diese als „großer Bericht“ zu bezeichnen.

Lesen:  Die 8 kritischsten Testfälle für E-Commerce-Website-Tests

3. Planen Sie für jede Aufgabe ein Ereignis in Ihrem Kalender

Das Erstellen von Kalenderereignissen mit dem Namen des Jobs, den Sie in dieser Zeit erledigen möchten, ist der letzte Schritt bei der Zeitblockierung. Doch wo sollten Sie Ihre Aufgaben planen? Für die Auswahl gibt es mehrere Möglichkeiten. Erstens ist es am besten, im Einklang mit Ihren alltäglichen Energieflüssen zu planen und nicht gegen diese. Die meisten Menschen erleben tägliche Schwankungen in ihrer Kreativität, Energie und Produktivität. Planen Sie daher Ihre härteste Arbeit für die Zeit ein, in der Sie am motiviertesten sind, Ihre erfinderische Arbeit für die Zeit, in der Sie am meisten inspiriert sind, und so weiter.

Als der Autor und Schöpfer Kevin Taylor beispielsweise an seinem Buch arbeitete, war es für ihn von größter Bedeutung, jeden Tag Zeit zum Schreiben zu finden. Während der ersten vier Stunden seines Arbeitstages widmete er sich dem Schreiben seines Romans. Die Zeit, in der er Immobilien vermarktete, nutzte er, um Gespräche zu führen und Leads für Käufer und Verkäufer zu generieren.

Hier ist ein Beispiel für eine regelmäßige zweistündige Schreibsitzung jeden Morgen:

Profi-Tipp: Verwenden Sie dieses Spiel, um Ihre Muster herauszufinden, wenn Sie sich nicht sicher sind.

Eine weitere Strategie, die Sie in Verbindung mit der Zeitblockierung anwenden können, ist die Themenfindung oder die zeitliche Planung zusammengehöriger Aktivitäten, damit Ihr Gehirn nicht so oft umschalten muss. Dies wird auch als Aufgabenstapelung bezeichnet und kann beispielsweise bedeuten, dass Sie alle Ihre Marketingaufgaben für Montag und alle Ihre Buchhaltungsaufgaben für Dienstag anordnen.

Profi-Tipp: Doist empfiehlt, an diesem kostenlosen Tages-Thementraining auf Skillshare teilzunehmen.

Anstatt zuzulassen, dass Sie zu zufälligen Zeiten durch eingehende Nachrichten unterbrochen werden, möchten Sie möglicherweise Zeitblöcke für die Beantwortung dieser Nachrichten einplanen. Ja, ich gehe dir aus dem Weg. (Lesen Sie mehr. Aus diesem Grund.) Sie müssen sich während Ihrer Fokuszeit keine Unterbrechungen gefallen lassen, solange die Leute wissen, wann sie mit einer Antwort von Ihnen rechnen können.

Bei der Stapelverarbeitung von Aufgaben kann die farbliche Kennzeichnung Ihres Kalenders eine große Hilfe sein. Eine Methode hierzu besteht darin, Ihre Arbeit zu kategorisieren und dann für jede Gruppe einen separaten Google Kalender zu erstellen. Folglich könnten Sie beispielsweise einen Zeitplan für Geschäftsentwicklung, Kundenarbeit, Inhaltserstellung und Marketing erstellen. Ihre Aufgaben werden dann dem entsprechenden Kalender für jede Kategorie hinzugefügt. Um die Kalender von den Blöcken zu unterscheiden, geben Sie jedem einen einzigartigen Farbton.

Hier ist ein Beispiel für einen zeitblockierten Kalender:

  • Hier ist eine Illustration eines RescueTime-Zeitblockplans mit Fokuszeit zum Schreiben:
  • Zeitblockierende Illustration
  • Manche Menschen, die Zeitblockierung nutzen, unterteilen ihre Tage in 15- oder 30-Minuten-Abschnitte und geben jedem Abschnitt Aufgaben. Für Manager oder Verkäufer, die die Pomodoro-Technik mögen, funktioniert das wunderbar.
  • Längere Blöcke werden jedoch für die Mehrheit der Wissensarbeiter deutlich effektiver sein.
  • Denken Sie auch daran, dass Zeitblockierungen nicht nur geschäftlichen Zwecken dienen. Brad Frost, Autor von Atomic Design, plant jeden Abend drei Stunden Zeit für die Familie ein.
  • Schauen Sie sich seinen Zeitplan an:
  • Die Zeitblockierung Ihres Kalenders

Brad erzählte RescueTime: „Bevor wir ein Kind bekamen, arbeiteten meine Frau und ich beide bis spät in die Nacht, vor allem, weil wir es konnten und uns nichts aufhalten konnte!“ „Natürlich gibt es verschiedene Arten, in denen das ungesund ist. Deshalb war es wunderbar, darüber nachzudenken, wie wir das Beste aus unseren Arbeitstagen machen können, damit wir mit unseren Kindern spielen können.

Lesen:  Kirchenbestuhlung für besondere Anlässe: Wie schafft man ein unvergessliches Erlebnis?

Zeitblockierende Apps

Das Blockieren der Zeit ist fantastisch. Allerdings braucht es Zeit, es von Hand zu machen. Glücklicherweise können Sie den Vorgang mit ein paar kostenlosen Apps automatisieren.

Die drei besten Apps zum Blockieren der Freizeit sind

1 im Uhrzeigersinn

  1. Planen
  2. Planyway

Mithilfe des kostenlosen, cleveren Kalenderassistenten Clockwise können Sie und Ihr Team Veranstaltungen effektiver planen. Es handelt sich um ein kostenloses Browser-Add-on, das sich im Hintergrund in Ihren Google Kalender integriert, um Zeitzonen zu verwalten, Konflikte zu lösen und die Fokuszeit zu verlängern.

GIF-Anzeige im Uhrzeigersinn Sie können Aufgaben zwischen Besprechungen planen, indem Sie Autopilot verwenden, um Focus Time Plan und Planyway zu öffnen. Clockwise macht jedoch Besprechungsvorschläge basierend auf den Vorlieben aller und den Zeiten, die die meiste Fokuszeit einsparen. Auch Ihre Besprechungen werden auf günstigere Zeiten verlegt.

Sie können Ihren Kalender mit Clockwise zeitlich blockieren und Ihren Teamkollegen dennoch die Möglichkeit geben, Besprechungen mit Ihnen zu vereinbaren. Wenn ein Teamkollege mit Ihrem flexiblen Besprechungsblock in Konflikt gerät, sucht Clockwise in Ihrem Kalender nach einem anderen Zeitpunkt, zu dem die Aufgabe erledigt werden kann. Abhängig von Ihrer Frist oder anderen Vorlieben können Sie festlegen, dass ein Slot in derselben Woche oder demselben Tag gefunden wird.

Weitere Stärken:

Planen Sie Besprechungen in Slack, zeigen Sie Ihren Verfügbarkeitsstatus basierend auf Ihrem Zeitplan an, sehen Sie sich eine tägliche Besprechungsprognose an und lassen Sie Ihre Benachrichtigungen durch die Slack-Synchronisierung automatisch aktivieren. Nicht unterbrechen

Zoom synchronisieren: Mit einem Klick können Sie jeder Konferenz einen Zoom-Anruf hinzufügen.

Teams: Richten Sie Geschäfts- oder Teamurlaube und besprechungsfreie Tage ein und schützen Sie diese. Sie können auch schnell die Bandbreite Ihres Teams beurteilen und die Teamverfügbarkeit und OOO-Zeitpläne sofort mit einem gemeinsamen Kalender synchronisieren.

Aktualisierung des Kalenders einer Person: Synchronisieren Sie Ihre persönlichen und beruflichen Kalender, um sicherzustellen, dass Sie nie versehentlich einen wichtigen persönlichen Anlass doppelt buchen oder übersehen.

Farbcodierung: Unterscheiden Sie schnell zwischen Ihren Einzelgesprächen, Standups und anderen Veranstaltungen

Integration von Asana: Dreimaliges Tippen blockiert Ihren Kalender.

Für ein Onboarding im Uhrzeigersinn ist es lediglich erforderlich, dass Sie Ihre Arbeitszeiten und Ihren Geschmack so festlegen, dass sie mit Besprechungen und Mittagessen übereinstimmen.

Wenn Sie Asana nicht verwenden, können Sie die Arbeitsverwaltungsfunktionen von Clockwise mit denen von Plan oder Planyway kombinieren, um das Beste aus beiden Welten zu erhalten.

Zeitblockierungen können Ihre Fähigkeit verbessern, vorherzusagen, wie lange Aufgaben dauern werden. Sie können dabei helfen, konzentriert zu bleiben, dem Perfektionismus entgegenzuwirken, seltener unterbrochen zu werden und mehr in kürzerer Zeit zu erledigen. Dieses Tutorial soll es Ihnen ermöglichen, die Zeitblockierung in Ihrer Kalender-App sofort zu starten.

Cal Newport, der Autor von Deep Work, behauptet, dass „manchmal Leute fragen, warum ich mich mit einer so detaillierten Planung beschäftige.“ „Meine Antwort ist eindeutig: Es erzeugt eine enorme Produktivität. Ich glaube, dass eine 40-Stunden-Woche mit Zeitblockaden die gleichen Ergebnisse bringt wie eine unstrukturierte Arbeitswoche mit mehr als 60 Stunden.

Mit der Zeitblockierung können Sie sicherstellen, dass Sie immer zur richtigen Tageszeit am richtigen Job arbeiten. Die Einrichtung kann besonders am Anfang viel Zeit in Anspruch nehmen. Aber mit etwas Übung werden Sie besser darin, Prioritäten zu setzen, Ihre Zeit entsprechend zu planen und zu bestimmen, wie lange Sie für die Erledigung jeder Aufgabe benötigen. Und dank der richtigen Technologie ist der Einstieg jetzt einfacher denn je.