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Finanzielle Gesundheit für Ihr E-Commerce-Geschäft

Hinweis: Der folgende Artikel hilft Ihnen dabei: Finanzielle Gesundheit für Ihr E-Commerce-Geschäft

Finanzielle Gesundheit für Ihr E-Commerce-Geschäft

Sie haben also ein großartiges Produkt und eine großartige Website, um es zu verkaufen, aber verfügt Ihr E-Commerce-Unternehmen über die richtigen Finanzprozesse, um zu überleben?

Laut a aktuelle Umfrage Laut Small Business Trends scheitern etwa 90 % der E-Commerce-Unternehmen in den ersten vier Monaten. Mindestens ein Drittel der Befragten nannten prozessbezogene Probleme wie „kein Bargeld“ und/oder „Preis- und Kostenprobleme“ – Umstände, die oft durch die Entwicklung und Einhaltung von Geschäftsabläufen vermeidbar sind.

Diese Prozesse und Verfahren werden oft zusammenfassend als „Finanzhygiene“ bezeichnet. So wie unsere persönliche Hygiene uns gesund hält, müssen wir gute finanzielle Gewohnheiten beibehalten, um unsere finanzielle Gesundheit zu bewahren.

  • Beauftragen Sie bei der Gründung Ihres Unternehmens einen Wirtschaftsprüfer
  • Öffnen Sie Ihre E-Mail
  • Buchhaltungskontrollen pflegen
  • Alle Finanzkonten abgleichen
  • Kosten antizipieren
  • Behalten Sie die Schulden im Auge

Beauftragen Sie bei der Gründung Ihres Unternehmens einen Wirtschaftsprüfer

A Wirtschaftsprüfer (CPA) kann Ihnen dabei helfen, Ihr Unternehmen richtig aufzubauen. Auch wenn Sie bereits damit begonnen haben, kann er oder sie Ihre Buchhaltung in die richtige Richtung bringen, bevor kostspielige Probleme entstehen.

Es stimmt, dass Software wie Sage und Quickbooks es einfach machen, die eigene Buchhaltung zu erledigen. Tatsächlich helfen Ihnen die meisten Wirtschaftsprüfer gerne dabei, den Umgang mit Buchhaltungssoftware zu erlernen. Aber es gelingt Ihnen nicht, Ihr Gerät richtig einzurichten Kontenplan kann dazu führen, dass Sie im Dunkeln tappen und ein Setup haben, das für Ihre spezielle Branche oder Situation schlecht konzipiert ist.

Als Beispiel: Ich saß einmal in einem Vorstand, in dem uns die Buchhaltungssoftware nichts über unsere Finanzlage mitteilte. Alle unsere Einnahmen flossen auf ein Konto, das „allgemeine Einnahmen“ genannt wird, und alle unsere Ausgaben kamen von einem Konto, das „allgemeine Ausgaben“ genannt wurde. Tatsächlich waren unsere Berichte ziemlich bedeutungslos.

Durch die Einrichtung einiger Konten, die den Zu- und Abfluss unserer Gelder dokumentierten, wurden unsere Finanzen lebendiger.

Dasselbe Fazit, aber wenn Sie es sich nur ein paar Minuten ansehen, könnten Sie Folgendes erkennen:

Eine ordnungsgemäße Buchhaltung das ganze Jahr über ermöglicht es Ihnen und Ihrem Wirtschaftsprüfer, Ihre Steuerverbindlichkeiten vorherzusehen und vorauszuplanen. Dadurch wird auch die Erstellung Ihrer Steuererklärung relativ einfach, da Ihre Geschäftsausgaben bereits ordnungsgemäß den richtigen Kategorien zugeordnet sind, z. B. Kfz-Ausgaben, Reisekosten, Verpflegung usw.

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Ohne ordnungsgemäße Buchhaltung müssen Ihre Ausgaben im Nachhinein ermittelt werden (sofern noch möglich). Viele Abzüge gehen verloren, weil ein Geschäftsinhaber keine ausreichenden Aufzeichnungen und Belege geführt hat, um sie zu belegen.

Ein Wirtschaftsprüfer oder ein qualifizierter Unternehmensberater sollte Ihnen auch dabei helfen, realistische Budgets und Ziele für Ihr Unternehmen zu entwickeln, damit Sie Prognosen entwickeln und wissen können, wie viel Kapital Sie für die Gründung Ihres Unternehmens benötigen.

Öffnen Sie Ihre E-Mail

Sie werden überrascht sein, wie viele Geschäftsinhaber es versäumen, ihre Post (egal ob elektronisch oder postalisch) zu öffnen und sich darum zu kümmern. Sicher, ein Großteil davon wird Müll sein, aber wenn Sie sich um Ihre Kontoauszüge, Regierungsmitteilungen und Kundenkorrespondenz kümmern, bleibt Ihr Unternehmen auf Kurs und verhindert, dass aus kleinen Problemen größere werden.

Beispielsweise ist eine behördliche Mitteilung, dass Ihre Umsatzsteuerzahlung ausbleibt, in der Regel mit einer geringen Strafe und Zinsgebühr verbunden – wenn Sie dies zum ersten Mal bemerken –, aber diese Kosten steigen, wenn Sie die ersten Mitteilungen ignorieren.

Nehmen Sie sich mindestens einmal pro Woche (am besten öfter) Zeit, um alles durchzugehen und zu verarbeiten:

  • Rechnungen bezahlen
  • Schecks einzahlen
  • Reagieren Sie auf Kundenbeschwerden oder -anliegen (auch die schwierigen)
  • Reagieren Sie auf Benachrichtigungen von Lieferanten, Banken und Behörden

Möglicherweise denken Sie, dass der oben stehende Ratschlag „Schecks einzahlen“ unnötig ist. Doch einmal wurde ich gebeten, für einen Kunden mehrere alte Dokumente zu vernichten, und fand fast ein Dutzend ungeöffnete Umschläge mit Schecks im Gesamtwert von über tausend Dollar darin – Schecks, die inzwischen längst abgelaufen waren.

Wenn etwas hereinkommt, mit dem Sie einfach nicht umgehen können, wenden Sie sich an Ihren Wirtschaftsprüfer oder einen anderen vertrauenswürdigen Berater. Einer meiner Hochschullehrer gab meiner Klasse einen einfachen Rat, der mir immer im Gedächtnis geblieben ist:

Buchhaltungskontrollen pflegen

Wenn Ihr Unternehmen wächst, sind die oben genannten Punkte oft die ersten Dinge, die ein Geschäftsinhaber delegieren möchte. Allerdings gut erhalten Buchhaltungskontrollen Schreiben Sie vor, dass Sie als Geschäftsinhaber nach Möglichkeit bestimmte Aufgaben persönlich ausführen.

Wenn jemand anderes Ihre Papierschecks ausstellt, sollten Sie diese trotzdem unterschreiben. Möglicherweise beauftragen Sie eine andere Person, Ihre Kontoauszüge abzugleichen, sollten diese aber trotzdem lesen. Die alltägliche Aufgabe, das Postfach zu überprüfen, hat mehr als einen Geschäftsinhaber vor anhaltendem Betrug oder Diebstahl in seinem Unternehmen bewahrt, weil er eine Rechnung oder ein anderes Dokument bemerkte, das keinen Sinn ergab, und es ausfindig machte.

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Alle Finanzkonten abgleichen

Versöhnung Bank- und Kreditkartenabrechnungen sollten monatlich durchgeführt werden. Um Abrechnungen abzugleichen, müssen Sie sie mit Ihren Unterlagen vergleichen, um sicherzustellen, dass die Summen gleich sind. Online-Banking und das tägliche Herunterladen von Transaktionen in Ihre Buchhaltungssoftware sind eine gute Sache, aber durch den Abgleich bleiben Ihre Aufzeichnungen korrekt und Sie können überprüfen, ob die angegebenen Beträge dort ankommen, wo Sie glauben, dass sie auch fließen.

Beispielsweise kann Quickbooks davon ausgehen, dass eine heruntergeladene Transaktion über 100 US-Dollar mit einer Transaktion übereinstimmt, die Sie bereits über 100 US-Dollar eingegeben haben. Es kann jedoch sein, dass diese Beträge zufällig übereinstimmen und die von Ihnen eingegebene Transaktion möglicherweise noch aussteht.

Der Kontenabgleich zwingt Sie dazu, alle diese Transaktionen nachzuverfolgen, und bietet Ihnen außerdem eine zweite Chance, festzustellen, wo Zahlungen getätigt wurden. Beispielsweise dachten Sie möglicherweise, Sie hätten Google AdWords auf Eis gelegt, stellten aber fest, dass Ihre Kreditkarte immer noch damit belastet wird.

Eine regelmäßige Bestandsaufnahme Ihrer fertigen Waren, unfertigen Erzeugnisse und Rohmaterialien hilft Ihnen auch dabei, Ihre Geschäftsunterlagen auf dem neuesten Stand zu halten – und kann Ihnen dabei helfen, sie zu entdecken, wenn Dinge fehlen.

Kosten antizipieren

Einige Ausgaben, wie die Bestellung von Lagerbeständen und die Bezahlung von Versandrechnungen, sind vorhersehbar. Andere, wie Gehaltsabrechnungen, Steuern und Kreditzahlungen, erfolgen zu unterschiedlichen Zeiten (wöchentlich, zweiwöchentlich, monatlich, vierteljährlich oder sogar jährlich).

Es kann schwierig sein, den Überblick darüber zu behalten, wie viel Sie zu unterschiedlichen Zeitpunkten schulden werden. Um es noch schwieriger zu machen, werden die Lohnkosten oft automatisch von Ihrem Konto abgezogen, ob bereit oder nicht!

Eine Lösung hierfür besteht darin, eine Cashflow-Prognose zu erstellen, die alle erwarteten zukünftigen Ausgaben in den nächsten Monaten berücksichtigt. Ein weiterer Ansatz, den viele Unternehmer insbesondere für die Lohn- und Gehaltsabrechnung nutzen, ist die Führung eines separaten Bankkontos. Durch die Überweisung des Bruttobetrags (dh des Gesamtbetrags) der Lohnkosten an das Unternehmen in jeder Zahlungsperiode kann der Geschäftsinhaber effektiv für monatliche und vierteljährliche Lohnsteuern sparen, sobald diese fällig werden.

Manchmal werden auch spezielle Girokonten für bedeutende Geschäftsausgaben wie Inventar verwendet. Wenn Sie einen Teil des Geldes aus allen Verkäufen auf ein Lagerbestandskonto einzahlen, sind Sie jederzeit finanziell bereit, mehr Lagerbestand zu bestellen.

Für Ausgaben, die vorhersehbar sind, aber in etwas unvorhersehbaren Abständen anfallen (wie die Beispiele für Gehaltsabrechnungen und Inventuren), werden die zusätzlichen Bankkonten von vielen Geschäftsinhabern bevorzugt, weil sie ein klareres Bild ihrer Situation vermitteln, ohne dass Berechnungen durchgeführt werden müssen im laufenden Betrieb.

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Wenn Sie beispielsweise schnell einen neuen Computer für 2.000 US-Dollar benötigen, 6.000 US-Dollar auf dem Hauptbankkonto haben und wissen, dass Ihre nächste Gehaltsabrechnung bereits auf das Gehaltskonto überwiesen wurde, wissen Sie, dass Sie den Computer kaufen können.

Sie müssen weiterhin Cashflow-Prognosen erstellen, aber ein paar dedizierte Girokonten für die oben beschriebenen wichtigen Funktionen helfen Ihnen dabei, organisiert zu bleiben, und Ihr Unternehmen sollte über Geld für Ihre Prioritäten verfügen.

Behalten Sie die Schulden im Auge

Eine gewisse Verschuldung kann in einem Unternehmen unvermeidlich sein, insbesondere wenn es neu gegründet wird und/oder wächst. Wenn Sie die Schulden jedoch nicht sorgfältig überwachen, kann Ihr Zugang zu Krediten schwerwiegende Probleme mit dem Cashflow und der Rentabilität Ihres Unternehmens verschleiern. Möglicherweise wachen Sie eines Tages einfach auf und stellen fest, dass Ihre Kreditkarten und/oder Ihr Geschäftskreditrahmen ausgeschöpft sind.

Um dies zu vermeiden, sollten Sie Ihre Schulden überwachen – überprüfen Sie Ihre Guthaben mindestens einmal im Monat, um sicherzustellen, dass sie sinken und nicht steigen. Führen Sie eine Tabelle, damit Sie sehen, wie sich diese Salden im Laufe der Zeit verändern. Schleichende Schulden lassen sich viel einfacher korrigieren, bevor sie völlig außer Kontrolle geraten, als später, wenn Ihnen der Kredit ausgeht und Sie hohe Zinsen zahlen.

Finanzielle Hygiene – das ist gut für Sie!

Sie sind ins Geschäft eingestiegen, weil Sie eine tolle Idee hatten, nicht weil Sie Buchhaltung lieben. Buchhaltungsarbeiten, das Lesen von E-Mails und andere Verwaltungsaufgaben können sich wie eine Ablenkung beim Erreichen Ihrer Ziele anfühlen. Aber wenn Sie den Überblick behalten, können Sie die Risiken, die Sie in Ihrem Unternehmen eingehen, am besten kontrollieren!

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