Lukas G.Hinweis: Der folgende Artikel hilft Ihnen dabei: Die 10 besten Optionen für kostenlose Roster-Software-Apps
In diesem Beitrag werden Roster-Software-Apps erläutert. Nehmen Sie alle notwendigen Anpassungen schnell und einfach vor. Nachdem die Anpassungen vorgenommen wurden, kann sofort eine neue Version des Zeitplans verteilt werden.
Reduzieren Sie den Papierverbrauch Ihres Unternehmens. Dies trägt dazu bei, Papierverschwendung zu reduzieren, was gut für die Umwelt ist und Geld spart.
Selbst das einfachste Programm kann alle diese Vorteile bieten. Darüber hinaus ist eine speziell für das Unternehmen entwickelte innovative Dienstplansoftware viel vielseitiger als bisher angenommen.
Da sie alle Vorteile der Stift-Papier-Methode bietet, hat die Software hier Vorrang vor Stift und Papier. Trotz der Lernkurve sparen Sie mit einer kostenlosen Mitarbeiterplanungssoftware letztendlich Zeit und Geld.
Lassen Sie uns die Merkmale einer Planungsanwendung genauer untersuchen.
Bei der Erstellung Ihres Stundenplans gibt es einiges zu beachten. Jedes kostenlose Tool zur Mitarbeiterplanung, das seinen Preis wert ist, sollte diese sich ändernden Variablen berücksichtigen.
Die 10 besten Optionen für kostenlose Roster-Software-Apps
In diesem Artikel erfahren Sie mehr über Roster-Software-Apps. Nachfolgend finden Sie die Details.
Ihre Mitarbeiterplanungssoftware sollte in der Lage sein, die folgenden Variablen zu verarbeiten.
Ihr Dienstplan muss den unterschiedlichen Anforderungen Ihres Unternehmens für jede Schicht gerecht werden. Für eine Schicht unter der Woche können vier Server ausreichen, für eine Freitag- oder Samstagnachtschicht können jedoch zehn Server erforderlich sein.
Die Arbeitsfähigkeit ist entscheidend. Andere sind nur tagsüber zugänglich, andere nur nachts. Um sicherzustellen, dass jeder Mitarbeiter die angemessene Anzahl an Schichten erhält, müssen Sie auch berücksichtigen, ob es sich um eine Teilzeit- oder Vollzeitbeschäftigung handelt.
Die Jobs, für die jede Person qualifiziert ist. Höchstwahrscheinlich haben Sie Mitarbeiter, die unter anderem als Gastgeber oder Busfahrer fungieren können. Sie sollten jedoch niemandem eine Aufgabe zuweisen, für die er nicht qualifiziert ist. Stellen Sie sicher, dass kein Busfahrer hinter der Bar arbeitet.
Bitten hinterlassen Anträge. Dies könnte Ihren Zeitplan ernsthaft durcheinander bringen. Die Erstellung des Aufgabenkalenders wird erheblich schwieriger, wenn mehrere Ihrer wichtigsten Mitarbeiter gleichzeitig frei haben möchten.
Die Anzahl der Arbeitskräfte, die Sie für eine bestimmte Schicht benötigen, kann sich aufgrund besonderer Ereignisse ändern. Alles muss berücksichtigt werden, auch Feiertage, regionale Feste, Abschlusswochenenden und sportliche Großveranstaltungen.
Auszeichnung von Dolmetscherkompetenzen. Das System Ihrer Wahl sollte Personalkosten, Zulagen, angepasste Überstundensätze und Feiertagsvergütungen automatisch berechnen.
Zusätzlich zu all dem sollte ein wirklich effektives Personalplanungsprogramm Sie auch warnen, wenn ein Problem auftreten könnte. Wenn Überarbeitungen erforderlich sind, sollte klargestellt werden, ob ein Mitarbeiter für zu viele Schichten eingeplant ist und zusätzliche Zeit einplanen muss.
Welche Software kann jede dieser Aufgaben so erledigen? Sehen wir uns die zehn besten Optionen für kostenlose Dienstplansoftware an, um herauszufinden, welche Ihnen bei der Lösung Ihrer Personalplanungsschwierigkeiten am meisten hilft.
1. Excel-Dienstplanerstellung
Excel ist heute ein häufiger verwendetes Planungs- und Dienstplantool. Excel unterliegt nicht den Formatierungsbeschränkungen, die Word beim Generieren eines Zeitplans durchführt. In Excel können Sie die Größe von Zeilen, Spalten und sogar bestimmten Zellen ändern. Dies ist eine weitere Roster-Software-App. Schauen Sie sich auch die besten mobilen Apps an
Obwohl es viel anpassungsfähiger ist, insbesondere als mobiles Excel-Dienstplanerstellungstool, weist es dennoch dieselben Verteilungsprobleme wie die früheren Einträge auf, was es zu einer weniger wünschenswerten Wahl macht. Ihr Excel-Plan kann an Ihre Mitarbeiter gesendet oder ausgedruckt und verteilt werden.
Als Datenbank- und Buchhaltungsprogramm wurde Excel entwickelt. In diesen Dingen ist es hervorragend (kein Wortspiel beabsichtigt). Es kann als Planungstool verwendet werden, ähnlich wie Word, aber sein stärkster Vorteil ist immer noch die Zahlenverarbeitung.
2. Wort
Ein Textverarbeitungsprogramm wie Microsoft Word oder ein anderes ist einfach eine computergestützte Version von Stift und Papier. Textverarbeitungsprogramme wurden nicht im Hinblick auf die Terminplanung entwickelt; Vielmehr wurden sie mit Blick auf das geschriebene Wort erstellt.
Sicher, es wird die Arbeit erledigen, aber es effektiv und kollaborativ zu gestalten, wird viel Zeit und Mühe erfordern.
Auch wenn Microsoft Word eine kostenlose Dienstplananwendung ist, ist es nicht die beste Wahl für eine weite Verbreitung. Wie Papier und Stift muss ein Word-Dokument auf andere Weise an Ihren Mitarbeiter verteilt werden.
Die nächste Aktion kann darin bestehen, es auszudrucken und zu versenden oder zu verteilen. Es könnte ausreichen, jedem Mitarbeiter Ihres Personals eine E-Mail zu senden (wie wir weiter unten sehen werden). Unabhängig davon, wofür Sie sich entscheiden, ist es ein weiterer Schritt, der Ihr Leben schwieriger macht.
Auch wenn ein Word-Dokument einfacher zu verwenden ist als ein Blatt Papier und ein Stift, ist es dennoch nicht das benutzerfreundlichste Werkzeug. Es kann viel Zeit und Mühe kosten, ein Word-Dokument so zu formatieren, dass es dem Arbeitsplan Ihres Unternehmens entspricht.
Auch ein Word-Dokument muss nach der Überarbeitung noch einmal versendet werden, um sicherzustellen, dass jeder die neue Version erhält.
Außerdem erhalten Sie kein Word-Dokument, das Ihnen mitteilt, dass Sie jemanden eingestellt haben, der nicht arbeiten kann. Ein Word-Dokument ist tatsächlich eine leichte Verbesserung gegenüber Tinte und Papier.
Es gibt wahrscheinlich bessere kostenlose Alternativen, obwohl es grundsätzlich kostenlos ist. Für weitere Informationen lesen Sie weiter.
3. Dropbox
Mit Dropbox können Sie Ihren Zeitplan einfacher verteilen. Sie können Ihren Zeitplan mit Dropbox erstellen und ihn dann an die Plattform senden, wo Sie verwalten können, wer Zugriff darauf hat.
Danach wird Dropbox möglicherweise angewiesen, alle betroffenen Parteien per E-Mail, SMS und verschiedenen anderen Benachrichtigungskanälen zu kontaktieren, um Ihre Mitarbeiter über den geänderten Zeitplan zu informieren. Schauen Sie sich auch Apps zum Geldverdienen an
Gegenüber E-Mails hat es den Vorteil, dass es auch von denen gelesen werden kann, die normalerweise nicht in ihr Postfach schauen. Wie E-Mail ist es lediglich ein weiterer Schritt im langwierigen Planungsprozess.
Können sowohl die Vertriebs- als auch die Produktionsprozesse rationalisiert werden? Lesen Sie weiter für weitere Informationen.
4. Google Docs
In Bezug auf die Terminplanung ist Google Sheets Excel sehr ähnlich, da Sie die Größe von Zeilen, Spalten und Zellen ändern können, um die Formatierung Ihres Kalenders erheblich zu vereinfachen. Darüber hinaus ist es einfacher, den Überblick darüber zu behalten, wer was tut, da farbcodierte Blöcke verwendet werden, die deutlich zeigen, wer wer ist. Dies ist eine weitere Roster-Software-App.
Ähnlich wie Docs lässt sich Google Sheets einfach verteilen, wenn ein Dokument mit einer bestimmten Personengruppe geteilt wird. Diese Personen haben immer Zugriff auf das Dokument.
Wenn es um kostenlose Planungs-Apps geht, ist Sheets eindeutig der Gewinner, da es für Planungszwecke weitaus einfacher zu verwenden ist als Docs. Gibt es weitere Optionen?
- Google Dokumente
Für die Erstellung von Personalplänen gibt es kein besseres Tool als Google Docs. Ihr Dokument wird vollständig online erstellt. Es wurde in die Cloud gestellt. Sie können auch verwalten, wer Zugriff auf eine bestimmte Datei hat.
Anschließend können Sie, ähnlich wie bei Dropbox, jeden Ihrer Mitarbeiter auf unterschiedliche Weise informieren.
Danach können Sie jederzeit und überall auf Ihr Dokument zugreifen. Ihre Mitarbeiter nutzen den Dokumenteditor von Google, um den Zeitplan zu lesen oder auszudrucken (der fast überall verfügbar ist).
Obwohl das Teilen von Dokumenten dank Google Docs viel einfacher geworden ist, muss die Qualität der Erstellung noch gesteigert werden. Ähnlich wie Microsoft Word wurde Google Docs für textbasierte Dokumente wie Briefe und Berichte entwickelt.
Anstatt Ihr Planungsverfahren zu vereinfachen, sind die wirksamsten Funktionen daher darauf ausgelegt, Sie in diesen Bereichen zu unterstützen.
6. E-Mail
Dies ist eine weitere Roster-Software-App. Oder anders ausgedrückt: Überlegen Sie, wie Sie die Zeitpläne Ihrer Mitarbeiter verteilen. Ja, Sie können Ihren Terminplan persönlich aushändigen oder veröffentlichen, aber die Zustellung per E-Mail ist wesentlich praktischer.
Klicken Sie auf „Senden“, um eine Mailingliste oder Gruppe mit allen Ihren Mitarbeitern zu erstellen. Sie können Ihren Zeitplan zur Mailingliste oder Gruppe hinzufügen. Es ist einfach zu verwenden. Außerdem ist es möglich, eine große Anzahl von Menschen sofort zu erreichen.
Auch wenn es einfach ist, ist es nicht die beste Möglichkeit, Ihre Termine zu veröffentlichen. Heutzutage überprüfen viele Menschen ihre E-Mail-Konten nur noch selten, da SMS, Instant Messaging und Plaudern immer beliebter werden.
7. Microsoft Outlook
Beispielsweise ist Microsoft Outlook ein großartiger Ersatz für herkömmliches Papier und Bleistift, Textverarbeitungsprogramme, Tabellenkalkulationen und deren Online-Äquivalente. Sie haben wahrscheinlich bereits eine Kopie von Microsoft Outlook auf Ihrem Computer installiert. Schauen Sie sich auch die Podcast-Aufnahmesoftware an
Was macht Microsoft Outlook zu einer sinnvollen Alternative zur kostenlosen Mitarbeiterplanungssoftware?
Der Kalender von Microsoft Outlook ist weitaus vielseitiger, da er mit Blick auf die Terminplanung erstellt wurde. Da sie bereits vorhanden sind, ist das Ändern von Datum, Uhrzeit, Wochentag, Monat oder Jahr einfach.
Sie wählen ein Zeitfenster und markieren es als erforderlich, anstatt eine Reihe schwieriger Schritte zum Erstellen von Aufgaben oder Terminen zu durchlaufen.
Outlook ist eine deutliche Verbesserung, aber Personalplanungssoftware, ob kostenlos oder teuer, ist nicht die ideale Lösung. Dies ist eine weitere Roster-Software-App.
Einer der Gründe für den Erfolg von Outlook liegt darin, dass es für die Verwendung durch eine Person erstellt wurde. Daher kann es schwierig sein, mehr Personal einzuplanen, als Sie an einer Hand abzählen können.
Darüber hinaus wurden bei der Erstellung von Microsoft Outlook komplexe Planungsabläufe wie Schichtüberschneidungen, Schichtwechsel, Nachtschichten usw. nicht berücksichtigt. Dank dieses Gadgets kann eine Person an zwei Orten gleichzeitig anwesend sein.
Microsoft Outlook stößt auf dieselben Verbreitungsprobleme, die Textverarbeitungs- und Tabellenkalkulationstools wie Word und Excel überflüssig gemacht haben, da es nicht cloudbasiert ist.
Dies schließt jedoch nicht aus, dass sie auch funktionsfähig sind. Das Problem ist, dass es effektivere Alternativen für kostenlose Software zur Mitarbeiterplanung gibt.
8. Google Drive
Erwägen Sie auch die Verwendung von Google Drive als Planungstool. Wenn Sie Ihren Zeitplan in Word, Excel, PDF, Google Docs oder Google Sheets erstellen, können Sie ihn über Drive mit mehreren Mitarbeitern teilen. Dies ist eine weitere Roster-Software-App.
Sie können in Google Drive freigegebene Ordner einrichten und den Zugriff auf diese Ordner auf bestimmte Personen beschränken.
Der Zeitplan kann in einem einzigen, für alle Mitarbeiter frei zugänglichen Ordner aufbewahrt werden. Ihre Serverdateien können von der Aufteilung in einen eigenen Ordner profitieren. Barkeeper, Hosts und Hostessen, Vorgesetzte und ein Raum für die Kochkräfte sind alles mögliche.
Für die Einrichtung von Zugriffsberechtigungen für diese Ordner ist eine E-Mail-Adresse erforderlich. Dadurch können Ihre Mitarbeiter mit jedem internetfähigen Smartphone, Tablet oder Desktop-Computer auf die Daten zugreifen.
Trotz seiner weit verbreiteten Verwendung befasst sich Google Drive derzeit ausschließlich mit dem Problem der Verteilung innerhalb Ihres Planungsprozesses. Die Erstellung des Stundenplans wird dadurch nicht einfacher.
Die anderen oben genannten kostenlosen Softwareanwendungen zur Mitarbeiterplanung können zur Erstellung Ihres Arbeitsplans verwendet werden. Wie wir jedoch gesehen haben, tragen diese nicht wirklich dazu bei, die Dinge kontrollierbarer zu machen.
9. Trello
Ein weiteres kostenloses Tool, mit dem Sie Ihr Team besser organisieren können, ist Trello. Trello ist ein webbasiertes Listenerstellungstool, mit dem Sie und Ihr Team zusammenarbeiten können, um mehr zu erledigen.
Die Boards, Listen und Karten von Trello sind vielseitig und lohnend und ermöglichen eine einfache und schnelle Organisation und Priorisierung von Arbeitsprojekten. Ähnlich wie bei Google Drive können Sie Trello-Boards für mehrere Abteilungen Ihres Unternehmens einrichten und verschiedenen Benutzern Zugriff auf das Board gewähren.
Viele der Apps auf dieser Liste umfassen Integrationen mit Trello, sodass Sie sie an die individuellen Geschäftsanforderungen Ihres Teams anpassen können.
Trello wird auf allen Ihren Geräten synchronisiert, sodass Sie von jedem Ort aus mit Ihrem Team zusammenarbeiten können.
Trello arbeitet sogar in Echtzeit. Wenn also eine Karte verschoben wird, aktualisiert es auch Ihr Board, unabhängig davon, welches Gerät Sie verwenden.
Innerhalb der Trello-Karten stehen zahlreiche Optionen zur Verfügung, darunter die Möglichkeit, Mitglieder hinzuzufügen, Labels zuzuweisen, Checklisten zu erstellen, Fristen festzulegen, Diskussionen zu starten und vieles mehr.
Dennoch fungiert Trello eher als Organisationstool denn als Komplettlösung zur Verwaltung von Personalplänen. Obwohl Sie Papiere, Tabellenkalkulationen und andere Arten von Elementen an Trello-Karten anhängen können, dient der Dienst eher als Verteilungsmechanismus denn als Kalendersoftware.
Obwohl Trello über eine Kalenderkomponente verfügt, ist sie im Gegensatz zu Microsoft Outlook und Google Kalender nicht dafür konzipiert, mehr als zwei Personen zu koordinieren. Wenn Sie drei oder mehr Mitarbeiter haben, können Sie es zum Laufen bringen, aber es wird mühsam und komplex sein.
Es gibt keinen Grund, den Planungsprozess zu erschweren, wenn Sie die Leistung einer speziell entwickelten App nutzen können, um alle Probleme zu beseitigen und die Organisation Ihrer Mitarbeiter zu einer der einfachsten Aufgaben zu machen.
Am Ende dieses Beitrags werden wir uns das Top-Tool zur kostenlosen Personaleinsatzplanung genauer ansehen.
10. Gruppenchat-Apps
Eine der schwierigsten Aufgaben, die Sie als Manager erledigen müssen, ist die Verteilung der Personalliste an jedes Teammitglied. Sie müssen Dinge berücksichtigen wie:
Wie sollten Dienstpläne am effektivsten an jeden Mitarbeiter verteilt werden?
Sind physische Kopien die schnellste und effektivste Wahl?
Wie häufig nutzen sie E-Mail für sich? Wurde es für sie eingerichtet?
Was ist der einfachste Weg, den Zeitplan zugänglich zu machen, vielleicht über Dropbox?
Wahrscheinlichkeit 1: Sie werden feststellen, dass die Antworten, die Sie auf die vorherigen Fragen gegeben haben, nicht die idealen sind. Dies liegt daran, dass Ihre Mitarbeiter Dropbox außerhalb des Büros nicht häufig nutzen.
Die Verwendung von Gruppenchat-Apps wie WhatsApp oder WeChat ist die neue Methode, mit Ihren Freunden zu sprechen.
Warum nicht eine App nutzen, mit der sie bereits vertraut sind, statt einer neuen? Gruppenchat-Apps glänzen in dieser Situation wirklich. Dies ist eine weitere Roster-Software-App.
Der Hauptvorteil von Gruppenchat-Apps besteht darin, dass Sie Textnachrichten an einen oder alle Ihrer Mitarbeiter senden und empfangen können, ohne SMS-Gebühren zahlen zu müssen. Mit der Software können Sie Ihren Kalender ganz einfach an alle Ihre Familienmitglieder und Kollegen senden.
Beachten Sie, dass für Gruppenchat-Apps mobile Geräte mit Mobilfunkdienst erforderlich sind. Um mit Mitarbeitern in Kontakt zu treten, die kein Smartphone haben, müssen Sie einen alternativen Aktionsplan ausarbeiten.
Mithilfe einer Gruppenchat-Software können Sie Ihren Zeitplan schnell mit Ihren Kollegen teilen.
Nehmen wir an, Word oder Excel wurden zur Erstellung Ihres Stundenplans verwendet. Sie können Dropbox verwenden, um das fertige Dokument zu speichern und dann Ihren Kollegen den Dropbox-Link über eine Gruppenchat-Anwendung zu senden. Sie können ein Foto Ihres Zeitplans machen und ihn mithilfe der Gruppenchat-App per E-Mail an die Gruppe senden, anstatt ihn auf Papier aufzuschreiben.
Auf diese Weise können Sie den Zeitplan jedem Teammitglied gleichzeitig mitteilen.
Diese Technik vermeidet die Probleme, die mit der gleichzeitigen Verwendung von drei verschiedenen Anwendungen (z. B. Word, Dropbox und einer Gruppenchat-Plattform) verbunden sind, ist jedoch nicht ideal (wir werden eine ideale Option am Ende des Artikels besprechen).
Sofortige Kommunikation und Benutzerfreundlichkeit sind zwei Vorteile, wenn Sie Ihren Mitarbeitern eine Kombination aus kostenlosen Tools zur Verfügung stellen. Der Nachteil dabei ist, dass alle Mitarbeiter dieselbe Ausrüstung verwenden müssen.
Sie müssen sie herunterladen und anschließend herausfinden, wie sie sie nutzen können. Angesichts der Vertrautheit mit SMS-Apps wie WhatsApp sollte dies kein Problem darstellen, könnte aber möglicherweise noch zugänglicher gemacht werden.
Es ist unvernünftig, von Ihren Mitarbeitern zu verlangen, dass sie drei verschiedene Programme herunterladen, um ihre Zeitpläne einzusehen.
Sie müssen sie beherrschen, bevor sie etwas anderes tun können. Darüber hinaus weisen einige Softwareprogramme (z. B. Excel) eine anspruchsvolle Lernkurve auf. Darüber hinaus beanspruchen diese Programme wertvollen Speicherplatz auf den Computern der Benutzer.
Es wäre viel praktischer, einen Link zu texten. Das letzte und beste kostenlose Tool zur Mitarbeiterplanung auf dieser Liste basiert auf dieser Idee.
Durch Klicken auf eine von Ihnen angebotene URL können Mitarbeiter von jedem Ort aus auf ein cloudbasiertes Dokument zugreifen.
Benutzer können eine einfache App verwenden, anstatt zahlreiche zeit- und speicherintensive Apps zu installieren. Ohne Lernkurve könnte es schwierig sein, auf die Personalpläne zuzugreifen und diese zu interpretieren. Sie müssen nur mit einem Klick oder Tippen auf Ihren Plan zugreifen.
Eine überlegene Wahl?
Das Magically Simple Staff Rostering System von RosterElf ist ein solches System. Auch wenn dies keine kostenlose Alternative ist, überwiegen die zeitsparenden Vorteile des Systems schnell den Preis.
Stellen Sie sich vor, Sie müssten nie Ihre gesamte Belegschaft anrufen, da jeder seine Verfügbarkeit bereits über eine iOS- oder Android-App angegeben hat. Was wäre, wenn Mitarbeiter Schichtwechsel beantragen könnten, die automatisch vom Perfect Match-System übernommen würden?
Die Auszeichnungsinterpretationsmaschine berechnet dann die richtigen Gehälter und sendet die Informationen an Ihr bevorzugtes Buchhaltungssystem mit verschlüsselter Gehaltsabrechnungsintegration, nachdem die Schichten beendet sind, die Belegschaft das automatische GPS-Ein-/Ausgabesystem genutzt hat und alle Daten erfasst wurden.
Das Leben ist jetzt perfekt!
In Zukunft müssen Sie die für Ihr Team und Ihre Organisation am besten geeignete Option auswählen. Welchen Weg Sie auch wählen, die Investition in das Dienstplansystem Ihres Unternehmens wird sich auszahlen. Mehr Automatisierung bedeutet weniger Arbeit für den Firmeninhaber und das Management, bessere Systeme bedeuten zufriedenere Mitarbeiter und eine bessere Planung bedeutet eine effizientere Schichtabdeckung.
